Ce n’est un secret pour personne que le Covid a déferlé comme un tsunami sur le monde, apportant avec lui le chaos. Vous avez peut-être eu de bons locataires qui ont demandé à rompre leur bail en raison d’une perte d’emploi, de demandes d’annulation de loyer ou d’autres situations inhabituelles.

Assurez-vous de garder une trace de toutes les demandes hors normes afin de pouvoir vérifier si ces demandes sont conformes à la loi et de vous protéger en cas de litige.

De quoi devez-vous tenir compte ?

Vous devez tout consigner, des appels téléphoniques aux dépenses. Une sauvegarde numérique de vos dossiers peut également vous garantir que vous ne perdrez pas d’informations précieuses. Ces informations peuvent s’avérer utiles en cas de réclamations futures des locataires.

1. Gardez la trace des appels téléphoniques

Avec le consentement de l’autre partie, enregistrez vos appels téléphoniques ou prenez des notes sur ce dont vous avez discuté. Veillez également à assurer le suivi par courrier électronique de ce dont vous avez discuté au téléphone : plus le compte rendu de la conversation est complet, mieux c’est.

2. Gardez une trace de toutes les réunions

Si vous participez à une réunion en ligne, comme Zoom, veillez à enregistrer la session. De même, veillez à rédiger des notes de réunion sous forme de compte rendu. Incluez des détails tels que les accords, les contrats, les politiques, etc. Votre objectif est de conserver un enregistrement suffisamment précis pour que vous puissiez consulter vos notes dans un an – cinq ans – et comprendre ce qui a été discuté.

3. Gardez une trace de toutes les décisions prises

Avez-vous décidé d’expulser un locataire, ou avez-vous conclu un accord de location avec un locataire ? Quel que soit le cas, documentez par écrit les décisions que vous avez prises. Ainsi, si un locataire revient avec autre chose, ou si le gouvernement le demande, vous pourrez vous référer à votre dossier.

4. Gardez trace de toute contestation

Vous devez également documenter les difficultés, comme l’expulsion d’un mauvais locataire ou les retards de commande dus à Covid-19. Les retards de commande peuvent concerner des articles à réparer par le locataire, comme un nouveau réfrigérateur, une nouvelle fenêtre, des stores, etc. Quel que soit le défi, gardez une trace écrite et numérique pour référence.

5. Gardez une trace des dépenses

Supposons que Covid vous impose de nouvelles exigences qui augmentent vos dépenses, comme des services de nettoyage supplémentaires. Assurez-vous de documenter ces exigences, y compris un compte rendu complet des montants exacts en dollars et des reçus à l’appui de ces chiffres. En matière de tenue de dossiers, il n’y a rien de trop détaillé.

6. Gardez trace des changements de routine ou de mode de fonctionnement

Si Covid a modifié votre routine habituelle, par exemple en proposant des visites virtuelles des appartements aux locataires potentiels, en payant par le biais d’un forum en ligne comme PayPal plutôt qu’en espèces, ou en modifiant le loyer des locataires, assurez-vous de le documenter. La documentation peut vous aider à suivre le paiement des loyers de vos locataires tout en indiquant vos dépenses payées à ce jour.

Consignez les événements de votre vie

1. Gardez trace des changements de vie

La vie est faite d’événements. Vous pouvez déménager dans une nouvelle maison, perdre votre emploi, divorcer ou subir une crise financière. Conservez une trace de tout changement important dans votre vie, car vous devrez peut-être présenter un dossier aux autorités, à un acheteur potentiel, etc.

2. Gardez une trace des conseils du gouvernement et de la façon dont vous avez réagi à ces conseils

Pendant cette pandémie, le gouvernement a conseillé chacun d’entre nous sur la manière de travailler en toute sécurité pendant la pandémie. Assurez-vous de conserver tous les conseils du gouvernement que vous avez reçus et prenez des notes détaillées sur la façon dont vous avez réagi à ces conseils. Il se peut qu’un jour, le gouvernement fournisse une aide Covid aux propriétaires, d’où l’importance de ces conseils.

3. Gardez trace de vos dossiers médicaux et de la façon dont ils ont influé sur le commerce

Avez-vous eu un problème médical pendant la pandémie ? Si oui, gardez-en la trace, qu’il s’agisse de Covid ou d’autre chose. Veillez à garder une trace de l’impact de ce problème médical sur vos relations avec votre entreprise, y compris avec les commerçants et les locataires potentiels.

4. Gardez une trace des risques potentiels pour les locataires

Vous devez garder trace de tous les risques ou risques potentiels pour vos locataires, notamment les moisissures, les arbres problématiques, les punaises de lit, les termites ou d’autres dommages. Documentez la façon dont vous avez traité chacun d’eux, par exemple en faisant appel à une entreprise d’enlèvement des arbres ou à un expert en pesticides. Si l’une de ces étapes a nécessité une réclamation d’assurance, il peut être utile de travailler avec un consultant en réclamations d’assurance pour s’assurer que le processus est correctement documenté.

Ne vous faites pas prendre – et soyez préparé

Ce processus peut sembler fastidieux, et vous ne voyez peut-être aucune raison de tenir des registres, et encore moins des registres aussi détaillés. Cependant, il est essentiel de se rappeler que le fait de documenter chaque détail vous fera gagner du temps et de l’argent si un événement malheureux se produit. Vous n’aurez peut-être jamais besoin de ces dossiers, mais ils pourraient s’avérer essentiels en cas d’urgence.

Connaissez vos droits de propriétaire

Lorsque vous complétez vos notes, n’oubliez pas vos droits et responsabilités en tant que propriétaire au Royaume-Uni. Utilisez ces connaissances pour garder une trace de tout ce que vous faites qui correspond à ces responsabilités, comme les inspections de santé et de sécurité, les responsabilités financières et la modification du loyer d’un locataire. Cette étape vous aidera également à vérifier que vous respectez à 100% toutes les exigences légales.

En résumé


En fin de compte, faites de votre mieux pour rester organisé et tenir des registres détaillés de tout ce que vous faites en tant que propriétaire, ainsi que de tout ce que vos locataires font en rapport avec votre location ou leur bail. Vous pouvez utiliser un agenda pour garder une trace, ou vous pouvez simplement noter les détails sur un bloc-notes dès que vous le pouvez.

Quelle que soit la méthode que vous choisissez, utilisez la technologie pour sauvegarder vos traces écrites afin de ne pas les perdre. C’est toujours une bonne idée d’avoir au moins deux copies de tout, surtout des documents importants comme les baux des locataires et les interactions.